ارتقای کارایی کلینیک پزشکی نیاز به ارزیابی ، برنامه ریزی و آموزش مدیریت کلینیک پزشکی دارد. کلینیک پزشکی میتواند دچار هرجومرج شوند. مثلاً اگر بین بیماران عصبی و دعواهای اجتنابناپذیر بر سر موضوعاتی بی اهمیت ایجاد شود، اداره یک کلینیک پزشکی میتواند یک چالش باشد. در اینجا چند نکته مهم برای حفظ بهره وری در مدیریت کلینیک پزشکی شما آورده شده است. این چند مرحله میتواند به شما کمک کند تا تمرین خود را به آرامی اجرا کنید.
مراحل آموزش مدیریت کلینیک پزشکی:
1. جریان بیماران را پیگیری و مشاهده کنید:
اول از همه چند هفته را صرف پیگیری جریان بیماران از طریق مطب خود کنید. شما میخواهید بدانید که هر روز چند بیمار را میبینید، چه مقدار زمانی را با هر بیمار میگذرانید، چند بیمار برای اولین بار در آنجا حضور دارند و کدام روزها برای اولین بار ویزیت میشوند. این اطلاعات میتواند به شما کمک کند تشخیص دهید که چه زمانی بار بیمار شما در ظرفیت یا بیش از ظرفیت است و زمان مناسبی را برای هر ویزیت اختصاص دهید. عادت میانگین زمان انتظار برای بیماران، از زمان مراجعه تا زمانی که توسط یک ارائه دهنده مراقبت ویزیت میشوند، تعیین کنید.
یک یا دو ساعت را صرف ردیابی متوسط بیمار کنید کدام قسمتها خوب کار میکنند و کدام قسمتها کند هستند. احتمالاً قبلاً روی نرم افزاری سرمایه گذاری کردهاید که میتواند تلاشهای ردیابی شما را افزایش دهد. اگر کلینیک خود را قالب بندی و بخش بندی نمیکنید، باید این کار را انجام دهید. شما بیماران مختلفی با نیازهای متفاوت دارید و اگر فکر میکنید جذب همه افراد در درازمدت به شما خدمات سازندهای میدهد، کار خود را زیاد میکنید. کار کردن بیماران در جریان کاری که نیازهای آنها را برآورده میکند موردی است که آنها به آن نیاز دارند.
2. ارائه برنامه ریزی آنلاین:
طبق مطالعهای که در مجله تحقیقات اینترنتی پزشکی منتشر شده است، اکثر روشهای پزشکی که برنامه ریزی آنلاین ارائه میدهند، کاهش کار کارکنان، زمان انتظار بیمار و عدم نمایش را دارند. بیماران شما از راحتی رزرو نوبت به صورت آنلاین قدردانی خواهند کرد. در همین حال، کارکنان شما از صرف زمان کمتر برای کارهای اداری قدردانی خواهند کرد. به عنوان یک عمل پزشکی، مهم است که در منحنی نوآوری پیشتاز باشید. اجرای فناوری که تجربه بیمار را بهبود میبخشد و ناکارآمدی در زمان بندی را کاهش میدهد، اعتماد بیمار را افزایش میدهد. ارائه کنترل مدیریت سلامتی خود به بیماران، تعاملات داخل مطب با بیماران شما را بهبود میبخشد. ارائه گزینههای زمان بندی آنلاین یک راه کلیدی برای جلب اعتماد است.
علاوه بر این، اجازه دادن به بیماران برای تنظیم قرار ملاقاتهای خود به صورت آنلاین، خطوط تلفن را آزاد میکند و وقفه کارکنان میز جلو را کاهش میدهد. امروز یک ساعت را به تحقیق در مورد پلتفرمهای خود برنامه ریزی اختصاص دهید.
3. از فناوری استفاده کنید:
کارهای وقت گیر؛ مانند یادآوری بیمار، پر کردن مجدد نسخه و پرداخت صورتحساب را خودکار کنید. یک سیستم چت را پیاده سازی کنید تا همه اعضای تیم شما بتوانند به سرعت ارتباط برقرار کنند. مراقب فناوریهای نوظهوری باشید که به پزشکان کمک میکند تا عدم حضور را پیشبینی کنند و هوشمندانهتر برنامهریزی کنند. در نهایت، مطمئن شوید که همه کارکنان را در مورد تمام فن آوریهای جدید آموزش میدهید تا مطمئن شوید که کارها به خوبی انجام میشود.
4. جلسات کارکنان برگزار کنید:
هر روز صبح با کارکنان خود ملاقات کنید تا در مورد نیازهای بیمارانی که در آن روز میآیند بحث کنید و برنامهای برای مدیریت زمان و منابع ایجاد کنید. در جلسات بعدی، مسائل مربوط به بیمار را برجسته کنید و راههایی را برای جلوگیری از تکرار آن مسائل ارائه دهید. این جلسات نیازی به طولانی شدن ندارند – حتی فقط یک جمع کردن سریع انجام میشود؛ اما آنها میتوانند تا حد زیادی از سردرگمی و اتلاف وقت جلوگیری کنند.
5. فرمهای پذیرش را قبل از قرار ملاقات ارسال کنید:
منتظر ماندن تا رسیدن بیماران برای پر کردن فرمهای دریافت، میتواند منجر به پشتیبانگیری شود، بهویژه زمانی که بیماران زودتر به محل نمیرسند. فرمهای پذیرش را از قبل ارسال کنید یا آنها را در وب سایت خود در دسترس قرار دهید. به این ترتیب کارکنان شما میتوانند پوشش بیمهای بیمار را بررسی کنند و فرمها را قبل از اینکه از در عبور کنند، پردازش کنند.
6. افزایش مشارکت بیمار برای کاهش قرارهای لغو شده
قرارهای لغو شده باعث ایجاد ناکارآمدی در گردش کار مطب شما میشود و بر نتایج بیمار تأثیر میگذارد. این قرار ملاقاتهای از دست رفته اغلب منجر به زمان انتظار طولانی و افزایش هزینههای مراقبتهای بهداشتی میشود. این همچنین یک شاخص کلیدی برای تولید سرنخ و عملکردهای فروش شما و همچنین بینشی بالقوه برای بازگشت سرمایه برای ابزارهای وثیقه بازاریابی آنلاین شما است.
با برقراری ارتباط با بیماران در مورد قرار ملاقات، از عدم نمایش جلوگیری کنید. شماره تلفن بیمار خود را تأیید کنید، آدرس او را به روز کنید و آدرس ایمیل او را دریافت کنید. بیماران خود را تشویق کنید که از طریق پیامک یادآوریهای قرار را دریافت کنند.
7. کاهش زمان انتظار با بهبود روحیه کارکنان:
مراجعه به پزشک میتواند برای هر بیمار استرس زا باشد. بین مسائل فوری پزشکی و اضطراب در مورد پروسه، در نتیجه، بیماران دچار تردید یا مشکل میشوند، که جریان بیمار در کلینیک را کند میکند. کلینیک باید برای جبران خسارات ناشی از بیماران ناراضی تلاش کند.
برخی از روشها برای جبران این ضررها به رزرو بیش از حد بیماران متوسل میشوند که زمان انتظار طولانیتر و بیماران ناراضیتر را ایجاد میکند. بیماران ناراضی به عزیزان خود در مورد تجربه ناخوشایند میگویند، که بیشتر به کاهش درآمد یک عمل کمک میکند. روی تیم خودت تمرکز کن بهبود فرهنگ تیم نه تنها روحیه کارکنان را تقویت میکند، بلکه زمان انتظار بیمار را نیز کاهش میدهد.
بر کسی پوشیده نیست که کارکنان پزشکی بیش از حد کار میکنند و برخی احساس میکنند دستمزد کمتری دریافت میکنند و مورد تقدیر قرار نمیگیرند. این نارضایتی زمینهای منجر به خستگی میشود که باعث ایجاد تأخیر در مراقبت میشود. هنگامی که پرستاران خسته میشوند و سعی میکنند تعداد زیادی از بیماران را در یک زمان درمان کنند، زمان انتظار رنج میبرد.
زمانی که کارکنان از کارفرمای خود استقبال میکنند، تشویق میشوند و به آنها قدرت میدهند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. آنها به کارفرما اعتماد دارند تا مطمئن شوند که ابزارهایی که برای انجام کارشان به طور مؤثر، کارآمد و دلسوزانه نیاز دارند، در جای خود هستند.
چگونه آموزش مدیریت کلینیک پزشکی میتواند روحیه تیم را تقویت کند؟
هنگامی که کارکنان شکایت میکنند، به جای شنیدن آنچه که آنها میگویند، فعالانه در گفتگو شرکت کنید و راهحلهایی را شناسایی کنید که هم برای کارکنان و هم برای کارمندان مفید است. برای ایجاد فرهنگ ارتباط در کلینیک، یک خطمشیهای باز ایجاد کنید و ایمیلهای وضعیت روزانه را برای کارکنان مطب ارسال کنید.
کارایی تمرین و حفظ بیمار دست به دست هم میدهند. بیماران به ارائه دهندگانی که همه آن را با هم دارند اعتماد میکنند. مراحل ذکر شده در بالا را دنبال کنید و تمرین کارآمدتری را حفظ خواهید کرد.
