کاهش کنسلی بیماران و عدم حضور بیماران

این مقاله بررسی می‌کند که چگونه لغو قرار ملاقات بر استراتژی‌های زمان‌بندی در کلینیک‌های دندانپزشکی تأثیر می‌گذارد و به شما در کاهش کنسلی بیماران خود کمک می کند. در حالی که نرخ لغو در کلینیک‌ها تا 27% گزارش شده است، قرارهای لغو شده اغلب نادیده گرفته می‌شوند یا در مدل‌های برنامه‌ریزی با عدم حضور گروه‌بندی می‌شوند. ما متوجه شدیم که مقداری از تقاضای کل وجود دارد که وقتی در یک افق زمان‌بندی محاسبه می‌شود، مرز بین جایی که لغو به کلینیک آسیب می‌زند یا کمک می‌کند، مشخص می‌شود.

ما به آن مقدار به عنوان نقطه سوئیچ اشاره می کنیم. تا نقطه سوئیچ، زمانی که بیماران لغو نکنند، کلینیک ها می توانند به پاداش بیشتری دست یابند. با این حال، برای مقادیر تقاضای کل مورد انتظار بیشتر از نقطه سوئیچ، پاداش کلینیک کاهش می یابد اگر تعداد بیشتری از بیماران قرار ملاقات را حفظ کنند (لغو نکنند). برای کمک به ما در ارزیابی نقطه سوئیچ، ما یک مدل برنامه‌ریزی غیرخطی عدد صحیح مختلط برای حل یک مشکل زمان‌بندی سرپایی چند روزه می‌سازیم.

این مدل تصمیمات برنامه ریزی بین روز (روز قرار ملاقات) و درون روز (زمان قرار ملاقات) را در نظر می گیرد، در حالی که مزایای خدمات را در مقابل هزینه های خدمات متعادل می کند. ما احتمال عدم نمایش و لغو را شامل می‌شویم که به ما امکان می‌دهد در مورد چگونگی تأثیر لغو بر تصمیم‌های زمان‌بندی از طریق نقطه سوئیچ بحث کنیم.

دانش نقطه سوئیچ به یک کلینیک این امکان را می دهد که بفهمد چه زمانی عدم حضور و لغو قرار ملاقات بر خدمات کلینیک تأثیر منفی می گذارد و می تواند به کلینیک در تعیین تعداد بیمارانی که متعهد به ارائه خدمات برای آنها است، یعنی اندازه پانل آن کمک کند.

4 روش خلاقانه برای کاهش کنسلی بیماران

دلایل زیادی برای از دست دادن قرار ملاقات وجود دارد. ممکن است از فراموشی، کمبود حمل و نقل یا مسائل مالی باشد. اما دلیل هر چه که باشد، یک چیز مطمئن است: لغو قرار ملاقات تأثیر منفی بر درآمد تمرین و سلامت بیمار شما دارد.

برای کاهش لغو قرار ملاقات، برخی از پزشکان استراتژی‌های تهاجمی مانند رزرو دوبار، اعمال جریمه یا ممنوعیت بیماران پس از لغو مکرر را به کار می‌گیرند. این استراتژی ها ممکن است موثر باشند. با این حال، ممکن است باری را برای بیماران ایجاد کنند یا باعث شوند آنها به دنبال مراقبت های بهداشتی در جای دیگری باشند. .

شما می توانید برای کاهش موثر لغو لغو بیماران، گام های خلاقانه بردارید:

1. اتاق انتظار خود را راحت و دلپذیر کنید

یکی از دلایل عدم تصمیم گیری بیماران در حضور در نوبت های خود، مدت زمانی است که در اتاق های انتظار می گذرانند. بسیاری از بیماران زمانی که مجبور می شوند برای معاینه توسط پزشک بیش از حد منتظر بمانند، ناامید کننده است.

مهم نیست که کارکنان پزشکی شما چقدر فعالانه به بیماران خود یادآوری می کنند که زودتر از قرار ملاقات رزرو شده خود حاضر شوند، همیشه یک بیمار دیرتر وجود خواهد داشت که نظم کل برنامه قرار ملاقات را مختل می کند. اما به یاد داشته باشید، دیر کردن بیمار هنوز بهتر از یک قرار ملاقات لغو شده است.

درخواست از بیمار برای کمی صبر کردن به طور بالقوه احتمال لغو قرار ملاقات های بعدی را افزایش می دهد. بهترین راه برای جلوگیری از چنین حوادثی این است که اتاق انتظار خود را به فضایی دوستدار بیمار تبدیل کنید.

نصب یک مبل راحتی، صفحه تلویزیون بزرگ، و یک قسمت قهوه، اتاق انتظار شما را برای بیمارانتان خوشایند می کند، به طوری که آنها از صبر کردن برای مدتی بیشتر ناراحت نمی شوند.

همچنین می‌توانید کتاب‌های میز قهوه‌خوری، مجلات به‌روز و بروشورها یا جزوه‌های آموزنده را در هر گوشه اتاق تهیه کنید تا بیماران را سرگرم کند. طراحی داخلی را جالب و جذاب کنید تا بیمارانتان احساس کنند که در محیطی دلپذیر هستند تا در کلینیک بیمارستان.

انجام این تنظیمات در اتاق انتظار شما ممکن است انتظار را دلپذیرتر کند و بیماران حتی مشتاقانه منتظر مراجعه به مطب شما باشند.

2. تخفیف، مشوق یا اعتبار ارائه دهید

هر ماه یا حداقل دو بار در ماه، به بیمارانی که می‌توانند دو یا سه بار متوالی در نوبت‌های خود شرکت کنند، تخفیف، اعتبار یا مشوق‌های کوچکی ارائه دهید. این تمرین راهی سرگرم کننده برای تشویق آنها به عدم از دست دادن قرار ملاقات است.

با اعطای تخفیف به بیماران خود برای خدمات خاص به دلیل مراجعه به موقع به قرار ملاقات، یک خط مشی قرار ملاقات ایجاد کنید. هر ماه، شما همچنین می توانید نام بیماران معمولی خود را در قرعه کشی وارد کنید. هر کسی که نامش قرعه کشی شود یک جایزه ساده مانند کارت هدیه دریافت می کند.

علاوه بر ارائه چیزهای مادی، می‌توانید با قدردانی و تشکر از بیماران خود به خاطر حضور در قرار ملاقات‌های برنامه‌ریزی‌شده و رسیدن به موقع، قدردانی کنید. این عمل ساده قدردانی به آنها انگیزه می دهد تا برای قرارهای بعدی خود نیز همین کار را انجام دهند. در پایان، قدردانی از تلاش های بیماران به ایجاد وفاداری و اعتماد بیمار کمک می کند.

3. برنامه ریزی مجدد را آسان کنید

هنگامی که یک بیمار قرار ملاقات خود را لغو می کند، بلافاصله با او تماس بگیرید تا نگرانی خود را نشان دهید و مطمئن شوید که همه چیز خوب است. می توانید با آنها تماس بگیرید یا پیامک کنید تا دلیل لغو را جویا شوید. مطمئن شوید که به جای متهم کردن آنها به عدم حضور یا لغو عمدی، با لحن نگران کننده ای مواجه می شوید.

به آنها این امکان را بدهید که به جای لغو قرار ملاقاتشان، دوباره وقت بگذارند. یک راه آسان و قابل دسترس برای زمان بندی مجدد ارائه دهید. می‌توانید از طریق تماس تلفنی، پیامک یا ایمیل به آنها اجازه دهید زمان‌بندی مجدد را انجام دهند.

برای یک روش بهتر و راحت‌تر برای زمان‌بندی مجدد، می‌توانید از ابزار زمان‌بندی آنلاین استفاده کنید که در آن بیماران می‌توانند از قبل نوبت‌های خود را برنامه‌ریزی کرده و مجدداً زمان‌بندی کنند. این روش به آنها آزادی انتخاب تاریخ و زمان دلخواه را می دهد. از سوی دیگر، این کار فرصت بهتری را برای کادر پزشکی شما فراهم می کند تا با رزرو سایر بیماران، جای خالی خود را پر کنند.

سهولت برنامه ریزی مجدد می تواند به طور قابل توجهی بر تعداد لغو و عدم حضور دفتر شما در لحظه آخر تأثیر بگذارد.

4. از بیماران خود بپرسید که چگونه می خواهند یادآوری شوند

بسیاری از قرارها از دست رفته یا لغو می شوند زیرا مردم آنها را فراموش می کنند. اغلب، زمانی که یک بیمار متوجه می شود که یک قرار ملاقات برنامه ریزی شده دارد، برای رسیدن به موقع خیلی دیر است یا برنامه های دیگری دارد. بهترین راه برای مقابله با این موضوع ارسال یادآوری های قرار ملاقات خودکار برای بیمار است.

ارسال یادآوری‌های قرار ملاقات خودکار به بیماران، باعث صرفه‌جویی در زمان عمل شما و کاهش برنامه می‌شود. ممکن است با ارسال یادآوری های مداوم در روش های ارتباطی مختلف، بیش از حد در این مورد زیاده روی کنید و باعث آزار بیماران خود شوید. هنگامی که این اتفاق می افتد، آنها ممکن است به دنبال کلینیک های دیگر باشند تا مراقبت های بهداشتی خود را تامین کنند.

هنگامی که یک بیمار با شما قرار ملاقات می‌گذارد، مطمئن شوید که روش ترجیحی خود را برای دریافت یادآوری‌های خودکار از او بخواهید. مطب شما ممکن است اعلان‌های قرار را از طریق ایمیل، پیامک یا تماس تلفنی در زمان مشخصی (سه روز قبل از قرار ملاقات، یک روز قبل، روز و غیره) که توسط بیمار شما تعیین می‌شود، ارسال کند.

ارسال یک یادآوری سریع و مودبانه قرار ملاقات برای بیماران نه تنها به تضعیف حافظه آنها کمک می کند، بلکه گامی متفکرانه است که رضایت بیمار را افزایش می دهد.

علاوه بر این، این تاکتیک ساده درخواست از بیماران برای روش ترجیحی آنها برای اطلاع از قرار ملاقات، به آنها اطمینان می دهد که مطب شما پس از ورود برای آنها آماده خواهد بود، که از عدم حضور آنها جلوگیری می کند.

رفتار بیمار، مانند عدم حضور و لغو، منجر به ناکارآمدی برنامه‌ریزی می‌شود و به استفاده ناکافی از منابع کلینیک و یا اضافه کاری کمک می‌کند. این رفتار دسترسی به موقع به سیستم های کلینیک های دندانپزشکی را کاهش می دهد و ممکن است منجر به طولانی شدن صف های زمان بندی بیماران و زمان انتظار در یک کلینیک شود. علاوه بر این، ناکارآمدی برنامه ممکن است رضایت بیمار را کاهش دهد و به “نتایج سلامت ضعیف تر” کمک کند.

کلینیک هایی که از عرضه بیشتر درخواست های قرار ملاقات نسبت به در دسترس بودن قرار ملاقات رنج می برند، باید تصمیمات برنامه ریزی استراتژیک را برای ارائه خدمات بهتر به بیماران خود اتخاذ کنند.عدم نمایش بخشی جدایی ناپذیر از تصمیم گیری های زمان بندی است  در حالی که در ادبیات ، کنسلی ها یا ذکر نشده اند یا با عدم نمایش گروه بندی می شوند.

کنسلی‌های قبلی – کنسلی‌هایی که حداقل یک روز قبل از قرار ملاقات رخ می‌دهند – با عدم حضور متفاوت است و باید در نظر گرفته شود. عدم نمایش در درجه اول با کنسلی ها متفاوت است، زیرا کنسلی های قبلی ممکن است توسط یک بیمار دیگر رزرو شود، در حالی که عدم نمایش فقط با مراجعه حضوری قابل استفاده است. علاوه بر این، احتمال لغو و عدم نمایش ممکن است در طول زمان توزیع یکسانی نداشته باشد.

نقطه سوئیچ با نحوه ارتباط عملکرد پاداش برای دو نوع مدل زمان‌بندی – با و بدون لغو – مرتبط است. این مقدار تقاضای کل است که در تقاطع منحنی های پاداش دو مدل قرار دارد و مرز بین زمانی که لغو به کلینیک آسیب می زند یا کمک می کند را مشخص می کند. در ادامه مقاله، تقاضای کل به کل تقاضای مورد انتظار در یک افق زمان‌بندی خاص اشاره دارد.

یک کلینیک با ظرفیت ثابت در یک افق برنامه ریزی را در نظر بگیرید. اگر تعداد بیماران خدمات کلینیک کمتر از ظرفیت آن باشد، کلینیک از خدمات رسانی به بیماران اضافی سود می برد. اگر تعداد بیمارانی که یک کلینیک خدمات ارائه می دهد بیشتر از ظرفیت آن باشد، پاداشی از جانب خدمات دریافت می شود.

به دلیل افزایش هزینه اضافه کاری احتمالی و زمان انتظار کلینیک، تعداد بیماران اضافی در برخی مواقع کاهش خواهند یافت.

در نتیجه، در صورتی که به دلیل لغو قرار ملاقات، یک کلینیک کمتر از نوبت های برنامه ریزی شده خود را ارائه دهد و در نتیجه در سطح تقاضای کمتری کار کند، لغو به کلینیک آسیب می رساند. بالعکس، در صورتی که به دلیل تعداد بیمارانی که در نوبت های نوبت دهی تعیین شده است، ظرفیت کلینیک بیش از حد باشد و ترجیح می دهند کمتر از نوبت های برنامه ریزی شده سرویس دهی شود، به کلینیک کمک می کند تا هزینه های اضافه کاری و زمان انتظار کلینیک کاهش یابد.

در تقاطع منحنی‌های پاداش مدل‌های با و بدون کنسلی، نقطه‌ای قرار دارد که در آن کلینیک نسبت به کنسلی‌ها بی‌تفاوت است و در صورت لغو قرار ملاقات، سود یا ضرری نخواهد داشت. ما به مقدار تقاضا که در آن دو منحنی قطع می شوند به عنوان نقطه سوئیچ اشاره می کنیم. دلایل متعددی برای عدم حضور بیماران وجود دارد، از جمله بیماری و تعهدات کاری. بیماران ممکن است قرار ملاقات خود را فراموش کنند، اما برخی بیماران دیگر آگاهانه تصمیم می گیرند که آن را از دست بدهند، مزایا و هزینه های درک شده را متعادل می کنند. عامل اصلی بیمارستان ارتباط ناکافی.

یادآوری‌ها به تنهایی می‌توانند عدم حضور را تا 23% کاهش دهند. اجازه دادن به بیمار برای قرار ملاقات می‌تواند عدم مراجعه را 30% تا 50% کاهش دهد.